Apa yang bisa kami bantu?
Semua yang perlu Anda ketahui dalam Program Pamsimas:
Tentang Program Pamsimas
Apa itu Program PAMSIMAS?
Tujuan Programnya apa?
Sasaran dan penerima manfaatnya?
Kriteria desa sasaran?
Pelaksana program Pamsimas?
Pendanaan Program?
FAQ Tentang Program
PAMSIMAS merupakan salah satu program dan aksi nyata pemerintah (pusat dan daerah) dengan dukungan Bank Dunia,untuk meningkatkan penyediaan air minum, sanitasi, dan meningkatkan derajat kesehatan masyarakat terutama dalam menurunkan angka penyakit diare dan penyakit lainnya yang ditularkan melalui air dan lingkungan.
PAMSIMAS bertujuan untuk meningkatkan praktik hidup bersih dan sehat di masyarakat, meningkatkan jumlah masyarakat yang memiliki akses air minum dan sani-tasi yang berkelanjutan, meningkatkan kapasitas masyarakat dan kelembagaan lokal (pemerintah daerah maupun masyarakat) dalam penyelenggaraan layanan air minum dan sanitasi berbasis masyarakat dan meningkatkan efektifitas dan kesinambungan jangka panjang pembangunan sarana dan prasarana air minum dan sanitasi berbasis masyarakat.
Kelompok miskin di perdesaan dan pinggiran kota (peri-urban) yang memiliki prevalensi penyakit terkait air yang tinggi dan belum mendapatkan akses layanan air minum dan sanitasi. Penerima manfaat dari program Pamsimas adalah warga desa/kelurahan yang belum mempunyai akses terhadap pelayanan air minum dan sanitasi yang layak terutama kelompok miskin, dan masyarakat terpinggirkan (indigenous people) atau disebut juga masyarakat adat rentan yang diidentifikasi oleh masyarakat sendiri, disepakati dan ditetapkan bersama oleh masyarakat desa/kelurahan melalui proses musyawarah warga.
Secara umum kriteria desa sasaran Pamsimas adalah:
• Belum pernah mendapatkan program Pamsimas.
• Cakupan akses air minum aman masih rendah.
• Cakupan akses sanitasi aman masih rendah.
• Prevalensi penyakit diare (atau penyakit yang ditularkan melalui air dan lingkungan) tergolong tinggi berdasarkan data Puskesmas.
• Memenuhi biaya per penerima manfaat yang efektif dan efesien.
• Adanya pernyataan kesanggupan masyarakat untuk menyediakan kader pemberdayaan masyarakat bidang AMPL (kader AMPL) minimal 3 orang.
• Menyediakan kontribusi sebesar minimal 20% dari kebutuhan biaya RKM yang terdiri dari 4% in cash dan 16% in kind
• Menghilangkan kebiasaan BABS (Buang Air Besar Sembarangan).
Direktorat Jenderal Cipta Karya Kementerian Pekerjaan Umum dan Pera selaku Executing Agency (EA) bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan program secara menyeluruh.
Sementara Implementing Agency (IA) adalah Direktorat Jenderal Bina Pembangunan Daerah (Bangda), Kementerian Dalam Negeri, Direktorat Jenderal Pemmberdayaan Masyarakat dan Desa (PMD), Kementerian Dalam Negeri, Direktorat Jenderal PP dan PL Kementerian Kesehatan dan Direktorat Jenderal Cipta Karya Kementerian Pekerjaan Umum. IA bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan komponen program yang menjadi tanggung jawabnya.
Penyaluran bantuan teknis dan pendanaan tersebut, di tingkat masyarakat dilakukan melalui 5 (lima) komponen program yaitu :
a. Komponen 1: Pemberdayaan Masyarakat dan Pengembangan Kelembagaan Daerah,
Penanggungjawab tingkat Pusat: Ditjen Bina Pembangunan Daerah dan Ditjen PMD. Penanggungjawab tingkat Daerah: Bappeda dan BPMD/Bapermas
b. Komponen 2: Peningkatan Perilaku Higienis dan Pelayanan Sanitasi.
Penanggungjawab tingkat Pusat : Ditjen PP dan PL, Kementerian Kesehatan Penanggungjawab tingkat daerah: Dinas Keseha
c. Komponen 3: Penyediaan Sarana Air Minum dan Sanitasi
Penanggungjawab tingkat Pusat : Ditjen PP dan PL, Kementerian Kesehatan. Penanggungjawab tingkat Daerah: Dinas Pekerjaan Umum (atau dengan nama lain).
d. Komponen 4: Insentif Desa/Kelurahan dan Kabupaten/Kota
Penanggungjawab tingkat Pusat : Ditjen Cipta Karya, Kementerian PU.
e. Komponen 5: Dukungan Manajemen Pelaksanaan Program
Penanggungjawab tingkat Pusat : Ditjen Cipta Karya, Kementerian PU.
Pendanaan program Pamsimas melalui sumber dana pinjaman dan hibah luar negeri (PHLN) dari Bank Dunia, rupiah murni dari APBN, APBD Provinsi dan APBD Kabupaten/Kota serta dana kontribusi swadaya masyarakat dan sumber dana lain yang tidak mengikat.
Sharing program APBN dan APBD dimana dana APBN membiayai BLM untuk sejumlah 80% dari kebutuhan pendanaan desa sasaran, dan APBD wjib membiayai BLM minimal 20% kebutuhan pendanaan desa sasaran.
Bantuan Langsung Masyarakat
Siapa yang melakukan verifikasi dokumen pencairan?
Siapa yang menyampaikan dokumen pencairan?
Apakah dokumen pencairan dibawa secara langsung oleh ROMS?
FAQ Pengaduan
Harus bertemu agar KKM mendapatkan penjelasan dari PPK dan tahu apa yang menjadi kewajiban dari penerima Dana serta PPK mengenal KKM yang akan melakukan kerja sama dengan PPK.
Pada kondisi memang tidak memungkinkan untuk bertemu, maka :
- Harus dipastikan bahwa KKM mendapat penjelasan dan paham betul atas isi dan konsekuensi dari PKS tersebut
- Menggunakan mekanisme lain untuk agar PPK bisa mengenal KKM yang akan bekerja sama dan menandatangani PKS.
Dokumen pencairan disampaikan oleh KKM kepada PPK Air Minum melalui ROMS Kabupaten (diutamakan DFMA) dan ROMS Provinsi. Sebelumnya harus sudah dipastikan kebenaran dokumen tersebut untuk menghindari dikembalikannya dokumen karena tidak sesuai dengan aturan/format yang berlaku (Lihat Juknis Penyaluran Dana BLM).
Alur singkat penyampaian dokumen adalah sebagai berikut:
- Peran KKM : menyusun dokumen pencairan dan menyampaikan ke FM
- Peran FM : memeriksa dokumen pencairan apakah sudah sesuai dengan aturan dan kemudian menyerahkan ke ROMS Kabupaten
- Peran ROMS Kab : Memeriksa dokumen dan jika sudah sesuai maka mengirimkan ke ROMS provinsi
- Peran ROMS Prov : Memastikan dokumen sudah lengkap dan benar dan kemudian menyerahkan ke PPK Air Minum untuk di proses lebih lanjut.
Bila memungkinkan dokumen sebaiknya dibawa secara langsung oleh ROMS Kabupaten dan selanjutnya diverifikasi oleh ROMS Provinsi, agar bisa segera dilakukan perbaikan bila ada kesalahan, untuk diproses lebih lanjut ke PPK Air Minum. Namun, jika tidak memungkinkan, dokumen dapat dikirim melalui jasa pengiriman dokumen.
Verifikasi dilakukan secara berjenjang, mulai dari Fasilitator Masyarakat CD, ROMS Kabupaten, dan selanjutnya ROMS Provinsi. Dokumen yang akan disampaikan ke provinsi harus sudah benar-benar diverifikasi oleh ROMS Kabupaten (DFMA/Co DC dan DC) untuk menghindari dikembalikan dokumen tersebut ke KKM (Lihat Juknis Penyaluran Dana BLM).
- Hardcopy bukti transaksi LPD wajib dilampirkan dalam LPD dan diperiksa oleh FM CD dan DFMA.
- Dalam melakukan verifikasi dokumen pencairan khususnya LPD, maka FM CD dan DFMA harus memastikan bukti-bukti transaksi telah lengkap dan benar sesuai dengan penggunaan dana yang dilaporkan.
- Dalam lampiran LPD yang akan diajukan ke PPK, dokumen bukti transaksi (hard copy) tidak diwajibkan untuk dilampirkan namun dokumen transaksi asli dan lengkap tersebut merupakan kelengkapan LPD yang harus di-back up dan diarsipkan secara baik (hardcopy atau softcopy) oleh KKM sebagai bentuk pertanggungjawaban pengelolaan dana.
- Softcopy bukti transaksi disampaikan ke ROMS Provinsi melalui aplikasi pencairan dana
Sesuai dengan PMK No. 168/PMK.05/2015, SPTJM adalah syarat pencairan untuk Bantuan Operasional, sementara dana BLM Pamsimas merupakan Bantuan Lainnya yang Memiliki Karakteristik Bantuan Pemerintah yang ditetapkan oleh PA. Sehingga SPTJM tidak menjadi syarat untuk pencairan dana tahap 3.
Namun jika PPK menghendaki untuk melampirkan syarat SPTJM dalam pencairan tahap 3, KKM dapat difasilitasi untuk melampirkan dokumen yang dipersyaratkan tersebut
Dana incash (kontribusi tunai masyarakat) harus sudah terkumpul semuanya sebelum pencairan BLM tahap 3. Bukti setor dana incash menjadi syarat pencairan tahap 3.
Pembuktian secara nominal dana incash sudah terkumpul 100% dilakukan dengan memeriksa buku incash yang memuat nama-nama masyarakat yang berkontribusi dan di cek di buku penerimaan dan pengeluaran serta rekening bank untuk memastikan dana benar-benar berasal dari masyarakat dan sudah disetorkan ke rekening KKM.
- Kuitansi merupakan bukti transaksi penerimaan sejumlah uang. Kwitansi ini dibuat dan ditandatangani oleh pihak penerima uang, selanjutnya diserahkan kepada yang melakukan pembayaran. Kuitansi digunakan untuk pembayaran:
- Tenaga kerja (atau pembayaran melalui ketua kelompok kerja), kuitansi ini harus dilengkapi dengan daftar hadir dan tanda terima insentif.
- Pembayaran dari bendahara KKM kepada pihak ketiga yang tidak memiliki nota (missal: pembelian makanan untuk rapat, pembayaran bahan material yang berasal dari masyarakat langsung, dll).
- Daftar hadir dan tanda terima insentif merupakan salah satu bukti transaksi pembayaran pekerjaan yang menggambarkan secara detail jumlah, berapa lama bekerja, dan besaran upah.
- Nota Kontan: sebuah bukti pembayaran yang dikeluarkan oleh penjual/toko kepada pembeli (KKM)
- Invoice atau Faktur adalah sebuah pernyataan tertulis mengenai barang yang telah dijual, baik dalam jumlah dan harganya. Faktur dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli. Salah satu fungsi dari faktur adalah sebagai bahan pertimbangan pembeli dalam meneliti kembali atas barang-barang yang telah dibeli.
- Bukti transfer/ bukti setor ke supplier merupakan bukti transfer/setor dari rekening bank KKM untuk pembayaran ke supplier berdasarkan invoice/faktur belanja. Jadi bukti transfer harus di lampiri dengan invoice/faktur dari toko.
Batas maksimal uang tunai yang disimpan di Bendahara adalah Rp 2 juta selama maksimal 5 hari. Pengajuan RPDB adalah untuk kebutuhan selama kurang lebih satu minggu.
- Pada saat akan melakukan penarikan dana di bank, rencana kebutuhan dana untuk satu minggu ke depan harus dihitung secara tepat menggunakan form RPDB.
- Untuk pembayaran kepada suplier/toko material seyogyanya dilakukan secara transfer berapapun jumlahnya (tidak harus Rp 10 juta), atau penyetoran secara tunai ke rekening supplier/toko. Saat mengajukan RPDB sekaligus dilakukan identifikasi mana saja yang bisa dilakukan pembayaran secara transfer/setor tunai ke rekening supplier/toko.
Pembayaran dilakukan secara transfer dimaksudkan untuk mengurangi risiko Bendahara Satlak dalam menyimpan uang tunai. Maksimal pembayaran secara tunai adalah Rp10 juta (dari total BLM?), di atas Rp 10 juta wajib dilakukan transfer. Namun untuk menghindari risiko menyimpan uang tunai, pembayaran di bawah Rp 10 juta lebih baik dilakukan dengan transfer.
Tidak diperbolehkan memberikan uang tanda terima kasih kepada siapapun termasuk kepada pelaku Pamsimas.
Apabila waktu tidak memungkinkan (akhir tahun anggaran) maka :
- KKM berkoordinasi dengan PPK untuk mengembalikan sisa uang ke Kas Negara, dengan menyampaikan jumlah uang yang akan di kembalikan, Nama KKM, Nama Desa dan Keterangan sisa penggunaan uang.
- PPK membuat kode billing melalui aplikasi simponi (simponi.kemenkeu.go.id)
- KKM melakukan penyetoran sisa dana ke bank dengan kode billing yang sudah di buat oleh PPK
- KKM mengirimkan bukti setor ke PPK
Bila uang masih tersisa dan masih ada waktu untuk melanjutkan pekerjaan, maka yang harus dilakukan adalah :
- Membuat laporan penggunaan dana sampai seluruh kegiatan RKM terdanai
- Mengadakan pertemuan dengan masyarakat untuk membicarakan penggunaan sisa uang untuk dimanfaatkan sesuai dengan ketentuan program, antara lain untuk kegiatan pengembangan yang dapat menambah pemanfaat bagi masyarakat dengan menambah volume kegiatan sesuai dengan kebutuhan masyarakat, dan kegiatan pendukungnya, serta peningkatan kapasitas layanan. Sisa dana tidak boleh digunakan untuk operasional KKM.
- Melakukan revisi RKM
- Melakukan amandemen PKS
- Pelaksanaan kegiatan
Batas waktu penggunaan dana KKM adalah pada akhir tahun anggaran yang bersangkutan. (Lihat juknis Penyaluran Dana BLM tahun 2020)
Hal ini mengacu pada PMK No. 168/PMK.05/2015 dan perubahannya PMK No. 173/PMK.05/2016 tentang Mekanisme Pelaksanaan Anggaran Bantuan Pemerintah pada Kemeterian Negara/Lembaga, pada pasal 42: Kelompok Masyarakat menyampaikan laporan pertanggungjawaban setelah pekerjaan selesai atau akhir tahun anggaran (Lihat Juknis Penyaluran Dana BLM)
Pada akhir tahun anggaran, karena bukti setor harus dilampirkan pada Laporan Penggunaan Dana dan Berita Acara Serah Terima.
KKM bersama Satlak setiap bulan menyusun Laporan Keuangan Bulanan yang kemudian disampaikan kepada masyarakat melalui media papan informasi atau disampaikan dalam kegiatan pertemuan rutin yang dilakukan di masing-masing wilayahnya.
Dalam setiap pelaksanaan kegiatan Pamsimas harus dipasang Papan Proyek yang menginformasikan nama kegiatan, sumber dan besar dana, volume, jangka waktu pelaksanaan
Nomor Pengaduan (SMS/WA) diinformasikan dan ditempel di tempat strategis (melalui Papan Informasi, Papan Proyek, Poster, Spanduk, Balai Desa, dan lain-lain) dan disosialisasikan kepada masyarakat luas sehingga memudahkan masyarakat untuk menyampaikan pengaduan apabila terdapat hal-hal yang tidak sesuai atau membutuhkan penjelasan terhadap pelaksanaan kegiatan Pamsimas.
Pengaduan
Apa itu pengaduan
Penanganan Pengaduan?
Penyebab pengaduan
Penyampaian pengaduan?
Pengaduan yang dapat disampaikan?
Penyelesaian pengaduan?
FAQ Pengaduan
Caranya adalah, dengan mengetik: PPM Isi Pengaduan Lokasi. Kirim ke nomor: 0818 0895 2148
Untuk memudahkan tindak lanjut atas pengaduan yang disampaikan, maka ISI PENGADUAN harus memuat informasi lengkap tentang permasalahan yang diadukan. Begitu juga halnya LOKASI PENGADUAN harus dituliskan secara lengkap (Desa/Kelurahan, Kecamatan, Kabupaten/Kota &Provinsi).
Peran PPM adalah memfasilitasi penanganan pengaduan yang disampaikan masyarakat dan pelaku Program Pamsimas. Penanganan dan Penyelesaian masalah akan dilakukan pada tingkatan dimana pengaduan/permasalahan tersebut berada, apabila tidak dapat diselesaikan maka akan dilakukan tindak turun tangan oleh tingkatan yang berada di atasnya. Adapun Fasilitator dalam penanganan PPM adalah berbagi pihak yang terkait dengan pelaksanaan program Pamsimas di semua tingkatannya, antara lain:
- Fasilitator Masyarakat – FM CD
- UPM
- LKM / Satlak/Masyarakat
- Fasilitator Keberlanjutan – FK CD
- Panitia Kemitraan Pokja AMPL Kabupaten/Kota
- ROMS – Kabupaten
- ROMS – Provinsi
- Konsultan Tingkat Pusat / CMAC – TA HCU
- Pemda (Merujuk kepada aplikasi Program Pamsimas)
- Pihak lain yang memiliki kompeten untuk memfasilitasi penanganan pengaduan.
Pengaduan yang disampaikan dapat berupa Pertanyaan, Kritik/saran, Masukan, Keluhan, maupun Permasalahan terkait dengan proses pelaksanaan maupun pelaksana program Pamsimas.
Pengaduan masyarakat Pamsimas terbuka untuk umum seperti masyarakat penerima manfaat, pengelola program Pamsimas (konsultan dan pemerintah), kelompok peduli, serta masyarakat umum.
Pengaduan tentang program Pamsimas dapat disampaikan ke atau melalui:
- SMS Pengaduan Pamsimas 0818 0895 2148.
- Email: pengaduan@pamsimas.org.
- Pengaduan online dan forum bebas Pamsimas yang terdapat website Pamsimas dengan alamat https://pamsimas.org.
- Telpon /Faksimili CMAC, KKM, ROMS, atau PAKEM
- Surat (dikirim ke alamat: KKM, ROMS, PAKEM atau CMAC).
- Kotak pengaduan di tingkat Desa/kelurahan/Sekretariat KKM.
- Ketidaktahuan atau kurangnya informasi yang diterima oleh masyarakat tentang Program PAMSIMAS;
- Proses Pelaksanaan kegiatan yang tidak sesuai dengan yang telah ditetapkan;
- Pendekatan yang keliru;
- Tumbuh kepedulian / kontrol sosial masyarakat;
- Mulai tumbuh berkembangnya prinsip dan nilai Pamsimas
PPM adalah suatu kegiatan untuk menampung, mencatat, menelaah, menyalurkan, mengkonfirmasikan, mengklarifikasikan, memberikan alternatif solusi kepada pengadu serta mendokumentasikan dan mensosialisasikan hasil Penanganan pengaduan kepada masyarakat.
Pengaduan adalah ekspresi ketidakpuasan terhadap program Pamsimas terkait dengan organisasi pelaksana, pelaksanaannya maupun hasil dari program tersebut, atau bahkan terhadap proses dari penanganan pengaduan itu sendiri yang secara implisit maupun eksplisit tidak sesuai dengan yang diharapkan.
Barang & Jasa
Pengadaan dalam Pamsimas?
Prinsip pengadaan?
Apa itu Spesifikasi Teknis?
Ketentuan atas penetapan Harga?
Maksud dan tujuan dari Pemaketan?
Tugas KKM dalam proses pengadaan?
FAQ Pengadaan Barang dan Jasa
Yang boleh dilaksanakan apabila:
- Penyedia barang/jasa terlambat menyelesaikan pekerjaan karena alasan di luar kontrol/tidak dapat diprediksi sebelumnya (antara lain bencana alam, cuaca ekstrim, dll) yang didukung oleh data lapangan yang valid dan legal (bersumber dari dinas terkait) antara lain Badan Meteorologi dan Geofisika terkait dengan data curah hujan dan cuaca ekstrim.
- Ada perubahan pekerjaan (Spesifikasi Teknis) yang dapat berakibat pada perubahan jadwal
- Ada penambahan volume pekerjaan (lingkup pekerjaan) yang memerlukan perpanjangan waktu
Yang tidak dapat dilaksanakan:
- Penyedia barang/jasa terlambat menyelesaikan pekerjaan padahal dapat diprediksi sebelumnya (antara lain masa panen, curah hujan, dll)
- Pelaksanaan pekerjaan akan melampaui akhir tahun anggaran.
Untuk itu penyusunan waktu pelaksanaan harus dibuat serealistis mungkin, harus memperhitungkan antara lain Libur nasional, masa panen kondisi cuaca/alam di lokasi pekerjaan, dan hal – hal lain yang dapat diprediksi.
Amandemen adalah perubahan yang dilakukan terhadap suatu kontrak (pasal-pasal dalam kontrak) yang telah berlaku atau telah ditandatangani. (POB PT.5-(b) Penyusunan SPK)
Perubahan-perubahan yang dapat terjadi dalam Amandemen SPK adalah:
- Perubahan dari para pihak yang terlibat pada Kontrak. Perubahan ini merupakan apa yang disebut sebagai assignment (pengalihan Kontrak).
- Perubahan dari isi Kontrak (pasal-pasal kontrak). Dengan demikian amandemen meliputi perubahan dari hak dan kewajiban, serta bisa juga perubahan dari ketentuan-ketentuan dan syarat-syarat yang ditetapkan dalam kontrak.
Jika mengirimkan barang yang tidak sesuai dengan kontrak, maka ditolak
Pengiriman / penyerahan barang harus dibuatkan Berita Acara Serah Terima antara PIHAK dengan unsur teknis (Fasilitator) yang mendampinginya dan Berita Acara Serah Terima tsb mengacu kepada Kontrak (pasal – pasal dalam SPK) beserta lampirannya (termasuk persyaratan Spesifikasi Teknis dan Administrasi Teknis lainnya).
Uang muka merupakan hak dari penyedia barang/jasa dan diberikan bila dirasakan perlu. Uang muka dapat diberikan kepada penyedia barang/jasa setinggi-tingginya 20% (dua puluh persen) dari nilai kontrak dan pihak Penyedia barang/jasa harus menyerahkan jaminan uang muka dari Bank dengan nilai minimal 100% (seratus persen) dari besarnya uang muka.
Uang muka, maksimal 14 hari kalender setelah diterima dipergunakan/dibelanjakan dengan dibuktikan barang/material diterima dilokasi (desa) atau dibuktikan dengan mobilisasi peralatan/tenaga kerja sesuai rencana penggunaan uang muka dan jadwal pengiriman/pelaksanaan yang telah disetujui Satlak (PIHAK PERTAMA).
Surat Perjanjian Kerjasama (SPK) atau Kontrak adalah suatu persetujuan/ kesepakatan diantara dua atau lebih pihak yang menciptakan kewajiban untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu secara tertulis dengan apa yang telah diatur dalam pasal-pasal kontrak dan mempunyai kekuatan hukum. (POB PT.5-(b) Penyusunan SPK)
Kontrak Lumpsum mengikat pada total biaya yaitu; jenis-jenis pekerjaannya belum dapat diidentifikasi pada saat perencanaan, namun perkiraan nilai kasarnya dapat ditentukan, sedangkan Kontrak Harga Satuan mengikat pada komponen Harga Satuan dan item pekerjaan atau perkiraan besaran volume dan harga satuan masing-masing sudah dapat dihitung dengan tepat pada saat perencanaan (POB PT.5-(b) Penyusunan SPK)
Biaya Langsung Masyarakat (BLM) dalam RKM adalah bantuan dana yang diberikan secara langsung kepada masyarakat, yaitu 100% dana pinjaman luar negeri (IBRD Loan).
Peraturan Pemerintah Nomor 42 Tahun 1995, bahwa Pajak atas penghasilan yang diterima atau diperoleh karena pekerjaan yang dilakukan dalam rangka pelaksanaan Proyek Pemerintah yang dibiayai dengan hibah atau dana pinjaman luar negeri adalah ditanggung oleh Pemerintah (tidak dipungut).
Sehingga dalam formulasi SPK antara PPK dengan KKM, pemberian dana adalah biaya net (tidak termasuk pajak). Selanjutnya KKM membentuk Satlak yang kemudian membuat kesepakatan dengan Penyedia Barang/Jasa dengan SPK. Di dalam SPK antara Satlak dengan Penyedia Barang/Jasa, biaya yang dibayarkan adalah bersifat net (tidak termasuk pajak).
Apabila penyedia jasa merupakan Pengusaha Kena Pajak, maka Penyedia Jasa tersebut berkewajiban untuk membayar dan melaporkan pajak (PPn/PPh). Namun pajak tersebut tidak dibebankan kepada barang/jasa yang ditawarkan.
Apabila terbukti ada campur tangan dari pihak luar di Tim Pengadaan, maka proses pengadaan barang dan jasa tersebut dapat dibatalkan, kemudian dilakukan proses pengadaan ulang.
Apabila terbukti anggota dari Tim Pengadaan melakukan KKN, maka harus di non-aktifkan, kemudian meminta dilakukan penawaran ulang dari calon penyedia barang/jasa yang tidak terlibat dalam KKN tersebut.
Pembukaan dokumen penawaran dilakukan pada hari yang sama segera setelah batas akhir pemasukan penawaran (sebagaimana tertuang dalam Surat Undangan Permintaan Penawaran). Pembukaan Dokumen Penawaran dengan dihadiri paling sedikit 2 (dua) orang peserta sebagai saksi. Jika tidak ada saksi peserta atau hanya ada 1 (satu) orang, maka pembukaan dokumen penawaran ditunda 2 (dua) jam (berdasarkan kesepakatan semua pihak). Jika setelah masa penundaan masih tidak ada saksi peserta atau hanya ada 1 (satu) orang, maka tim pengadaan menunjuk 1 (satu) orang saksi di luar Tim Pengadaan dan proses pembukaan Dokumen Penawaran dilanjutkan. Dalam hal adanya penundaan waktu pembukaan dokumen penawaran harus dijelaskan dalam Berita Acara Pembukaan Penawaran.
- Untuk memenuhi azas keterbukaan, dokumen yang tertulis memungkinkan semua pihak (termasuk masyarakat) untuk mengetahui proses pengadaan secara rinci dan lintas waktu
- Untuk membantu penyiapan dan pelaksanaan audit (pemeriksaan dari pihak-pihak terkait), maka perlu pendokumentasian/ pengarsipan proses pengadaan.
- Sebagai penguatan transparansi dan akuntabilitas informasi → mengurangi resiko KKN.
Yang harus diperhatikan terkait dengan Dokumen Proses Pengadaan adalah:
- Memastikan proses pengadaan barang dan jasa, dilaksanakan dengan mengacu kepada Pedoman Teknis/Juknis (Peraturan dan Undang-undang yang berlaku) → perencanaan (RKM) dan pelaksanaan pengadaan (Implementasi oleh Tim Pengadaan).
- Memastikan pengadaan barang dan jasa dilaksanakan sesuai tahapan yang benar. Dibuatkan Ceklist Dokumen Proses Pengadaan → Dokumen Proses Pengadaan yang dibukukan dan tersimpan di KKM.
Memastikan substansinya benar → mengacu kepada Juknis Pengadaan Barang dan Jasa Tingkat Masyarakat, edisi 2018
Supplier harus mengirimkan barang sesuai dengan komitmen yang tercantum dalam surat penawaran, untuk kemudian dilegalkan dalam SPK (pasal – pasal dalam SPK atau Lampiran SPK/ Jadwal Pengiriman Barang).
Untuk barang/bahan/material yang memiliki spesifikasi teknis tertentu (misalnya pipa) toko/penyedia barang/jasa tersebut perlu menjamin bahwa pipa yang disuplai sudah sesuai SNI dengan membuat Surat Pernyataan Jaminan Kualitas (Form PT.5-12) sesuai SNI (setara SNM, JIS, ASTM) baik pipa maupun aksesorisnya yang ditanda tangani dan dibubuhi materai yang cukup oleh Penanggung Jawab/Direktur dari Toko/Penyedia barang/jasa tersebut, sebagaimana dipersyaratkan dalam Juknis Pengadaan Barang dan Jasa Tingkat Masyarakat, edisi 2018.
Apabila terjadi keterlambatan pekerjaan akibat dari kelalaian Penyedia barang/jasa, maka Penyedia barang/jasa yang bersangkutan dikenakan denda keterlambatan sekurang-kurangnya 10/00 (satu perseribu) per hari dan maksimum 5% dari nilai kontrak, dan akan diperhitungkan saat pembayaran kepada Penyedia barang/jasa tersebut. Uang denda keterlambatan kemudian akan langsung dipotong pada pembayaran berikutnya (pembayaran terakhir).
Apabila keterlambatan yang terjadi diakibatkan adanya force majeure/kahar, pihak Penyedia barang/jasa tidak dikenakan denda selama ada pembuktian melalui pernyataan tertulis dari Bupati atau instansi yang bertanggung jawab. Penyedia barang/jasa harus melapor kepada Satlak Pamsimas selambat-lambatnya 2 (dua) hari setelah adanya kejadian dimaksud.
Jika keterlambatan terjadi masih di dalam Tahun Anggaran (TA), maka uang denda keterlambatan kemudian akan langsung dipotong pada saat pembayaran berikutnya (pembayanan terakhir). Untuk kemudian uang denda keterlambatan dicatatkan pada buku kas umum KKM pada kolom penerimaan.
Namun apabila keterlambatan ditemukan auditor melewati tahun anggaran, maka denda dikembalikan dikembalikan dengan cara menyetorkan ke Kas Negara.
Untuk lebih detailnya dapat dilihat pada format Kontrak (SPK) pasal Sanksi (Juknis Pengadaan Barang dan Jasa Tingkat Masyarakat, edisi 2018).
Secara kelembagaan Tim Pengadaan sudah selesai tugasnya dan sudah tidak terlibat lagi dalam program. Tetapi secara personil punya potensi untuk membantu masyarakat atau kelembagaan yang lain seperti KP-SPAMS mengingat pengalamannya selama bertugas di Tim Pengadaan.
Sesuai dengan tugas pokoknya, masa kerja tim pengadaan adalah sampai proses pengadaan barang dan jasa selesai dilaksanakan (ditetapkanya pemenang).
Di kantor desa, poskamling, tempat ibadah, sekretariat KKM, dan lain-lain. Karena pengumuman resmi tersebut ditujukan untuk mencari sasaran secara luas, efisien dan tepat sesuai dengan jangkauan masyarakat yang dituju dan calon penyedia barang/jasa.
Proses pengadaan harus memenuhi prinsip dasar pengadaan, yaitu :
- Terbuka (dokumentasi yang tertulis lengkap memungkinkan semua pihak terutama warga masyarakat untuk mengetahui proses pengadaan secara rinci dan lintas waktu serta dapat diikuti oleh semua penyedia barang/jasa.
- Adil dan tidak diskriminatif: Pelaku pengadaan memberikan kesempatan yang setara kepada penyedia barang/jasa.
Tim Pengadaan dapat juga mengirimkan surat permintaan penawaran kepada calon penyedia barang/jasa untuk melakukan pengadaan (mengajukan penawaran)
Jika yang dimaksud adalah pompa untuk menunjang pengembangan program bisa dilakukan, dan mekanismenya harus mengikuti ketentuan yang berlaku.
Dalam Juknis Pelaksanaan Tingkat Masyarakat, edisi 2018, dinyatakan bahwa bila terjadi perubahan harga, item dan volume pekerjaan antara perencanaan dengan pelaksanaan kegiatan di RKM, serta ada sisa dana karena efisiensi, maka harus digunakan untuk pengembangan kegiatan yang menunjang pelaksanaan program Pamsimas dengan terlebih dahulu membuat Berita Acara Penggunaan Sisa Dana BLM (Format PT.3-11 Juknis Pelaksanaan Tingkat masyarakat edisi 2018). Berita acara ini berisi rincian Rencana Pengembangan dari sisa dana tersebut.
Secara khusus, mekanisme kontrol penetapan spesifikasi teknis, harga satuan dan proses pengadaan dilakukan oleh Senior Fasilitator (SF) dan Provincial Water Supply and Sanitation Specialist (WSS Provinsi) secara berjenjang.
Salah satu tugas dan tanggung jawab SF yaitu memastikan pelaksanaan RKM (proses pengadaan di tingkat masyarakat) berkualitas tinggi dan salah satu tugas dan tanggung jawab WSS yaitu memastikan bahwa penetapan spesifikasi teknis dan penilai kewajaran harga satuan dilaksanakan dengan baik dan benar. Sedangkan DMA (Data Management Analyst) secara garis besar memiliki tugas pokok terkait dengan input serta analisis data pengadaan kedalam MIS Pamsimas.
Untuk penjelasan lebih detail, silahkan lihat Juknis Pengadaan Barang dan Jasa Tingkat Masyarakat, edisi 2018.
Pembayaran kepada penyedia barang (supplier) dilaksanakan sesuai dengan kesepakatan keduabelah pihak yang dituangkan dalam pasal-pasal Surat Perjanjian Kerja (SPK).
Kontrak berdasarkan cara pembayaran: kontrak Lumpsum dan Harga Satuan. Kontrak Lumpsum yaitu pembayaran didasarkan pada tahapan produk/keluaran/termin yang dihasilkan sesai dengan isi kontrak, sedangkan untuk pembayaran dengan kontrak Harga Satuan, pembayaran didasarkan pada hasil pengukuran bersama atas volume pekerjaan yang benar-benar telah dilaksanakan oleh supplier.
Lamanya pengiriman barang oleh penyedia barang (supplier) sesuai dengan kesediaan yang dibuat dalam surat penawaran (jadwal pengiriman barang) untuk kemudian dituangkan dalam kesepatan Surat Perjanjian Kerjasama (SPK).
Seharusnya Jadwal pengiriman barang/material/jasa/tenaga kerja disusun oleh Fasilitator sebelum tandatangan SPK, sedemikian sehingga ini bisa dijadikan sebagai acuan jadwal pengiriman/distribusi barang/material/tenaga kerja/jasa berbasis desa.
Pertama: Lakukan review oleh Tim Pengadaan terhadap Dokumen Pengadaan termasuk Spesifikasi Teknis, Harga Satuan dan RAB (BoQ), jika ditemukan ada kesalahan atau kekurangan lakukan segera perbaikan / penyempurnaan.
Kedua: Apabila metode yang digunakan adalah Pemilihan Langsung, maka dapat dilakukan pengadaan ulang dengan dokumen yang sudah disempurnakan (dapat mengundang minimal 1 peserta dari daerah lain yang berdekatan yang diketahui mempunyai kemampuan sebagai penyedia barang/jasa untuk pekerjaan yang dimaksud).
Ketiga: Jika pada pengadaan ulang ini masih juga tidak diperoleh penawaran dengan harga di bawah RAB, maka dilakukan proses pengadaan dengan metode Penunjukkan Langsung dan dilakukan negosiasi baik teknis maupun harga, sehingga diperoleh harga yang wajar dan secara teknis dapat dipertanggung jawabkan.
Jika yang dimaksud pengeboran sumur dangkal atau dalam air tanah, harus melalui pengadaan jasa. Apabila nilainya di bawah 50 Juta, dapat menggunakan Metode Pengadaan Langsung (Shopping), yaitu Tim Pengadaan melakukan perbandingan harga terhadap 3 atau lebih penyedia jasa. Sedangkan apabila nilai pengadaannya sama atau diatas 50 Juta, dapat menggunakan Metode Pengadaan Pemilihan Langsung, yaitu mengundang minimal 3 (tiga) penyedia jasa dengan mengirimkan surat permintaan penawaran kepada penyedia jasa. (Lihat Juknis Pengadaan Barang dan Jasa edisi 2018)
Paket Pengadaan Jasa Pengeboran merupakan paket tersendiri dan terpisah dengan paket pengadaan barang pipa dan aksesorisnya.
Dalam Juknis Pengadaan Barang dan Jasa Tingkat Masyarakat Pamsimas tidak ada istilah lelang.
Pengadaan barang (pipa) dengan nominal di bawah 100 juta dapat menggunakan Metode Pengadaan Langsung (Shopping), yaitu Tim Pengadaan melakukan perbandingan terhadap penawaran harga dari 3 (tiga) atau lebih toko penyedia barang. Sedangkan, pengadaan barang (pipa) dengan nominal sama atau diatas 200 juta dapat menggunakan Metode Pengadaan Pemilihan Langsung, yaitu Tim Pengadaan mengundang minimal 3 (tiga) toko/penyedia barang dengan mengirimkan surat permintaan penawaran. Untuk lebih jelasnya dapat melihat Juknis Pengadaan Barang dan Jasa di Tingkat Masyarakat, khususnya Sub Bab 3.4.2 Metode Pengadaan Langsung dan Sub. Bab. 3.4.3 Metode Pengadan Pemilihan Langsung.
Calon penyedia barang/jasa yang lolos evaluasi administrasi, teknis dan harga tersebut dapat ditetapkan sebagai pemenang (tanpa dilakukan negosiasi)
Masa berlakunya Surat Penawaran tidak kurang dari yang sudah ditetapkan dalam surat permintaan penawaran dan bertanggal. Jika tanggal berlakunya surat penawaran terlewati tanggal diterbitkannya DIPA (belum ditetapkan/belum ditandatanganinya Kontrak penyedia barang/jasa), maka surat penawaran dan harga penawaran sudah tidak berlaku lagi. Untuk itu ada dua kemungkinan bisa ditempuh, yaitu:
1) Surat penawaran diperpanjang dengan nilai penawaran yang tetap, jika calon penyedia barang/jasa semuanya menyetujui.
2) Dilakukan proses pengadaan ulang.
Otoritas penandatanganan surat penawaran adalah Direktur/yang dikuasakan dengan melampirkan surat kuasa yang dimaksud. Nama penerima kuasa tercantum dalam akte pendirian dan perubahan terakhir.
Dalam hal kemitraan, surat kuasa ditandatangani oleh anggota yang diwakili menurut perjanjian kerjasama.
Tim Pengadaan tidak boleh menggugurkan penawaran pada evaluasi awal, kecuali untuk penawaran yang terlambat memasukkan penawarannya dengan terlebih dahulu dilakukan konfirmasi kepastiannya kepada yang bersangkutan.
Pembukaan dokumen penawaran (evaluasi awal), dilakukan secara terbuka pada rapat pertanggungjawaban masyarakat yang dihadiri oleh Satlak, KKM, Kepala Desa, Tokoh Masyarakat, Fasilitator dan perwakilan peserta pengadaan.
Tim Pengadaan memeriksa semua kelengkapan dokumen penawaran yang dipersyaratkan dari semua peserta.
Untuk keperluan dokumentasi, dokumen asli yang mengakibatkan gugurnya penawaran disimpan oleh Tim Pengadaan.
Koreksi aritmatik adalah kegiatan yang dilakukan dengan maksud memperbaiki kesalahan hitungan aritmatika yang terdapat dalam Rencana Anggaran Biaya (RAB) atau Bill of Quantity (BQ) yang merupakan lampiran surat penawaran. Disebut koreksi aritmatik karena caranya dengan mencoret angka-angka yang salah dan menggantinya dengan angka yang benar. (lihat POB PT.5-(c ) Tata cara Evaluasi dan Klarifikasi). Saat melakukan koreksi aritmatika, tidak diperbolehkan untuk mengubah harga satuan pekerjaan yang terdapat pada Dokumen/Surat Penawaran.
- Tahap pemasukan penawaran; klarifikasi dapat dilakukan oleh Calon Penyedia Barang/Jasa apabila ada keraguan/ketidakjelasan dalam dokumen pengadaan (Surat Permintaan Penawaran beserta lampirannya) yang diterima. Klarifikasi dilakukan beberapa waktu yang cukup sebelum memasukkan penawaran (untuk kemudian dibuatkan amandemen dokumen pengadaan).
Perubahan dokumen pengadaan juga bisa terjadi saat rapat Penjelasan Pekerjaan (Aanwijzing).
Perubahan dokumen pengadaan (Amandemen dokumen pengadaan) dapat dilakukan dan disampaikan secara tertulis, dengan cara surat permintaan penawaran tersebut dikirimkan kembali kepada seluruh Calon Penyedia Barang/Jasa yang diundang, dalam waktu yang cukup sebelum batas akhir pemasukkan surat penawaran. - Tahap evaluasi penawaran; klarifikasi wajib dilakukan bila ada ketidak jelasan/ketidak lengkapan dokumen atau meragukan dalam rangka evaluasi penawaran, tidak boleh tatap muka dan hasil klarifikasi tidak boleh mengubah harga maupun substansi penawaran. Klarifikasi dilakukan secara adil (tidak diskriminatif) untuk seluruh peserta pengadaan (calon penyedia barang/jasa).
- Tahapan penetapan pemenang dan tandatangan kontrak; klarifikasi dapat dilakukan untuk memastikan terhadap (1) Nilai Penawaran Terkoreksi, (2) Spesifikasi teknis yang ditawarkan, (3) Jadwal Pengiriman Barang atau Jadwal Pelaksanaan/mobilisasi (untuk penyedia Jasa). Proses klarifikasi ini dilakukan sebelum dilakukan penetapan pemenang dan tanda tangan kontrak (SPK). Dibuatkan Berita Acara Klarifikasi yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Berita Acara Evaluasi dan Penetapan Pemenang.
Klarifikasi ini dilakukan untuk mencegah calon penyedia barang/jasa tidak mundur ditengah jalan
Sisa tahun anggaran berjalan tersisa 1 (satu) bulan tidak bisa dijadikan alasan (justifikasi teknis) penggunaan metode penunjukan langsung, begitu juga alasan keterbatasan waktu.
Metode penunjukkan langsung hanya dipakai apabila metode pengadaan langsung atau metode pemilihan langsung tidak bisa dilaksanakan, antara lain karena:
1) Tidak ada penyedia barang/jasa yang memenuhi syarat untuk mengikuti pengadaan karena daerahnya terletak di remote area,
2) Terjadi kegagalan proses pengadaan dengan metode pengadaan langsung atau pemilihan langsung.
3) Hanya terdapat penyedia barang/jasa di lokasi desa / kecamatan / kabupaten / provinsi atau lokasi desa / kecamatan / kabupaten / provinsi yang berdekatan.
4) Pengadaan barang/jasa dengan spesifikasi khusus.
Metode Penunjukan langsung mensyaratkan adanya jastifikasi teknis dan dilakukannya negosiasi baik teknis maupun harga, sehingga diperoleh harga yang wajar dan secara teknis dapat dipertanggungjawabkan (penjelasan detail lihat Juknis Pengadaan Barang dan Jasa Tingkat Masyarakat, edisi 2018)
- Harga survey, menggunakan harga satuan toko (bukan harga di lokasi desa atau tidak termasuk biaya transportasi/pengangkutan ke lokasi desa).
- Harga survey, tidak menggunakan format sesuai Juknis Perencanaan Tingkat Masyarakat (Lampiran Form PT.2-06 Berita Acara Survey Harga Bahan/Material, Tenaga Tukang) dengan tidak melengkapi tanggal survey, legalitas, dan lainnya sehingga hasil survey tidak dapat dipertanggungjawabkan. Harga Survey digunakan harga rata-rata.
- Acuan Spesifikasi Teknis pada saat Survey tidak sama pada saat pembelian (realisasi).
- Jika tenggang waktu antara survey dengan pembelian cukup jauh (misalnya kurang lebih 6 bulan, sehingga terjadi fluktuasi harga di pasaran) dapat terjadi perbedaan harga satuan.
Harga satuan yang berbeda, dapat mengakibatkan nilai infrastruktur berbeda. Jika hal ini tidak bisa dihindari maka diperlukan revisi RKM dan membuat CCO dengan melampirkan hasil identifikasi material pada saat pelaksanaan kegiatan.
- Brosur/katalog data asli dari pabrikan (yang lazimnya disyahkan dengan dibubuhkan tandatangan dan stampel pabrikan).
- Sample material dengan ukuran/parameter-parameter yang sudah ditetapkan
- Khusus untuk pipa, melakukan pengujian dan pengetesan tekanan pipa di lokasi desa atau yang ditunjuk (jika diperlukan).
Brosur/katalog data asli nantinya harus dilampirkan dalam kontrak (SPK) dan merupakan satu kesatuan dengan kontrak.
Brosur/katalog data asli, sample material dan hasil pengujian/pengetesan tekanan merupakan acuan pemeriksaan material pada saat serah terima barang (BA Serah Terima Barang) apakah bisa diterima atau tidak
Pengadaan adalah proses untuk memperoleh barang dan jasa berupa pengalihan dari pihak ketiga atau dari pihak yang mengadakan (penyedia barang/jasa) kepada pihak pertama (wakil dari pemakai/pemanfaat/masyarakat). Proses pengalihan ini melalui proses yang diatur sedemikian rupa sehingga barang dan jasa tersebut diperoleh dengan kualitas yang tepat, harga yang termurah dalam waktu yang sudah ditentukan.
Cara menentukan kegiatan pengadaan diawali dengan proses perencanaan (penyusunan RKM) yang akan menghasilkan Harga Satuan dan RAB Kegiatan.
Untuk memperoleh barang dan jasa dalam rangka menunjang pelaksanaan kegiatan, pembangunan sarana air minum dan sanitasi diperlukan penyedia barang dan jasa, maka
proses pengadaan diawali Tim Pengadaan melakukan pertemuan dengan warga masyarakat untuk mensosialisasikan rencana pengadaan barang dan jasa. Selanjutnya Tim Pengadaan melakukan pemaketan dan menentukan metode pengadaan yang akan dilakukan. Tim Pengadaan juga perlu melakukan sosialisasi di berbagai tempat untuk membuka kesempatan seluas-luasnya bagi penyedia Barang dan Jasa.
Output yang akan dihasilkan dalam tahapan pengadaan barang dan jasa adalah;
terpilihnya (pemenang) penyedia barang/jasa sesuai dengan aturan dan ketentuan yang berlaku dalam program Pamsimas.
Item pekerjaan apa yang dapat dilakukan oleh pihak ketiga dan yang dapat dilakukan secara swakelola?
Pekerjaan/kegiatan Pamsimas yang dipihak-ketigakan adalah pekerjaan/kegiatan pengadaan barang/jasa yang memerlukan keahlian dan atau peralatan khusus yang tidak dapat dilakukan sendiri oleh masyarakat.
Sebaliknya untuk pekerjaan sederhana yang tidak memerlukan keahlian dan atau peralatan khusus, dapat dilakukan sendiri oleh masyarakat secara swakelola.
Baik dikerjakan oleh pihak ketiga atau secara swakelola, kualitas barang/material dan hasil pekerjaan tetap tidak berkurang (sesuai Spesifikasi Teknis yang sudah ditetapkan).
Berdasarkan sifat pengerjaannya, untuk Pengadaan Sumur Bor Dalam Air Tanah adalah pengadaan Jasa, sedangkan Genset adalah pengadaan Barang, maka dilakukan dua pemaketan, yaitu paket pertama berupa Jasa Sumur Bor Dalam Air Tanah dan paket kedua berupa pengadaan Genset.
Untuk penyediaan jasa Sumur Bor diketahui nilainya di atas Rp 50 Juta, yaitu Rp 125 Juta, maka metode pengadaan yang digunakan adalah Metode Pemilihan Langsung (perbandingan 3 penawar).
Sedangkan untuk penyediaan barang Genset nilainya di bawah Rp 200 Juta, yaitu Rp 20 Juta, maka metode pengadaan yang digunakan adalah Metode Pengadaan Langsung (Shopping).
Penyedia barang tidak hanya CV. atau PT., Masyarakat dapat berpartisipasi juga dalam pengadaan (lihat metode pengadaan dengan Partisipasi Masyarakat, Tabel 3.1 Metode Pengadaan Barang dan Jasa Tingkat Masyarakat, Juknis Pengadaan).
Tim pengadaan barang dan jasa dibentuk dengan tujuan untuk mendapatkan penyedia barang/jasa yang berkualitas sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan memenuhi prinsip dasar pengadaan. Tim pengadaan merupakan tim yang independen dengan keanggotaan harus ganjil, antara 3 – 5 orang yang terdiri atas laki-laki dan perempuan yang jumlah salah satu gendernya tidak boleh kurang dari 30 persen.
Keanggotaan dari Tim Pengadaan, adalah masyarakat diluar keanggotaan Satlak Pamsimas, KKM, Kader AMPL dan Aparat Pemerintahan Desa. Perangkat Pamsimas di tingkat Desa, Kabupaten dan Provinsi tidak diperbolehkan menjadi anggota Tim Pengadaan (PC, DC dan perangkatnya, Fasilitator, PPMU dan perangkatnya, Personil Satker PIP Kabupaten dan SKPD Kabupaten, serta Pemerintah Desa dan Perangkatnya).
Pembentukan Tim Pengadaan dan proses pengadaan dapat dilaksanakan setelah ditandatanganinya SK Penetapan Desa oleh Dirjen CK atau Bupati. Sedangkan tandatangan kontrak dengan penyedia barang/jasa dilaksanakan setelah ditandatanganinya Perjanjian Kerja Sama (PKS).
Langkah-langkah dalam pembentukan dan tugas dan tanggung jawab dari Tim Pengadaan lihat di Juknis
Tim Pengadaan setelah terbentuk, harus diberikan penguatan berupa pelatihan supaya memiliki kapasitas yang memadai untuk melakukan proses pengadaan. Jika Tim Pengadaan punya kapasitas yang memadai diharapkan mereka secara tim Independen, tidak mudah diintervensi dan dapat melakukan proses pengadaan dengan baik dan benar sesuai aturan serta ketentuan yang berlaku.
Peran KKM dalam Program Pamsimas adalah sebagai pengelola program di tingkat Masyarakat (Desa). Tugas utama KKM dalam proses pengadaan meliputi fasilitasi dalam penyusunan RKM (termasuk didalamnya penyusunan dan penetapan Spesifikasi Teknis, Harga Satuan Material/Jasa dan RAB) dan fasilitasi pemantauan jadwal dan kinerja pelaksanaan (termasuk didalamnya penyusunan rencana pengadaan dan proses implementasi pengadaan barang/jasa)
Faktor yang harus menjadi pertimbangan, sebagai berikut;
- Ketersediaan barang (bahan/alat) dan jasa di desa, kecamatan (desa yang berdekatan), kabupaten/provinsi yang merupakan hasil survey.
- Batasan Nilai paket pengadaan (Rp.200 juta untuk pengadaan barang (bahan/alat) dan Rp. 50 juta untuk pengadaan jasa).
- Efisiensi dan efektivitas proses pengadaan
Jenis-jenis Metode Pengadaan dalam program Pamsimas dapat dilihat pada (lihat Juknis Pengadaan, edisi 2018)
Rencana Pengadaan barang dan jasa adalah daftar kegiatan yang terdiri dari identifikasi kebutuhan barang/jasa yang diperlukan dan merupakan titik awal dalam kegiatan pengadaan. Dan jasa merupakan acuan kegiatan dan alat untuk memonitor pelaksanaan pengadaan dan mengatur strategi pengadaan, dan merupakan dokumen hidup “living document”, sehingga dapat senantiasa diperbaharui (updated) dan di-revisi.
Rencana pengadaan menginformasikan: Paket Pekerjaan, Volume Pekerjaan, Estimasi Nilai Kontrak, Metode Pengadaan, Jadwal Pengadaan (durasi pengadaan) dan catatan lainnya, format dapat dilihat pada PT.5-05 Rencana Pengadaan (Buku Juknis Pengadaan, edisi 2018)
Pemaketan adalah pengelompokan barang/jasa berdasarkan jenis barang/jasa yang dilakukan pada saat memulai proses pengadaan (lihat tupoksi Tim Pengadaan), ini dilakukan dengan tujuan untuk memperoleh penawaran harga termurah dari penyedia barang/jasa (Lihat Juknis Pengadaan, edisi 2018).
Penetapan paket – paket pengadaan dilakukan pada saat memulai proses pengadaan dan menjadi tanggung jawab Tim Pengadaan.
Senior Fasilitator (SF) bertugas memfasilitasi penetapan spesifikasi teknis dan melakukan survei harga satuan pada tahap penyusunan RKM, sedangkan WSS Provinsi bertugas untuk memastikan penetapan spesifikasi teknis dan penilaian kewajaran harga satuan dilaksanakan dengan baik dan benar.
Harga Satuan yang dianut dalam program Pamsimas adalah harga satuan hasil survey, yaitu: Harga satuan material (ditempat/lokasi pekerjaan) = harga toko/pemasok terendah hasil survey + biaya transportasi / pengangkutan sampai ke lokasi desa. Jadi bukan harga satuan berbasis kabupaten atau provinsi dan bukan harga satuan rata-rata.
survei harga dilakukan secara berjenjang dari mulai desa, kecamatan (desa terdekat), kabupaten, provinsi dan tidak menggunakan harga satuan yang sudah ditetapkan kabupaten.
Tahapan yng dilakukan untuk menetapkan harga satuan material/bahan di desa, adalah sbb:
- Tetapkan Spesifikasi Teknis barang/material/jasa sesuai kebutuhan.
- Survey harga barang/material/jasa dari minimal 3 Toko/Pemasok/Penyedia jasa → disarankan minimal 3 merek/penyedia jasa yang berbeda → gunakan format survey dalam buku Juknis Perencanaan Tingkat masyarakat (Lampiran Form PT.2-06 Berita Acara Survey Harga Bahan/Material, Tenaga Tukang)
Membandingkan dan menetapkan harga barang/material hasil survey → diambil harga termurah (bukan harga satuan rata-rata). Perbandingan harga terhadap kurang dari 3 toko/pemasok/penyedia jasa dapat diterima, apabila alternatif toko/pemasok/penyedia jasa memang terbukti tidak ada
Dalam program Pamsimas, barang/material yang digunakan harus sesuai dengan spesifikasi teknis yang sudah ditentukan, maka jenis pipa yang tidak boleh digunakan adalah pipa yang tidak sesuai dengan spesifikasi teknis yang sudah ditentukan sebelumnya.
Spesifikasi Teknis pada dasarnya terdiri dari dua bagian besar, yaitu :
- Persyaratan teknis, dan
- Dokumen persyaratan administrasi teknis
Persyaratan teknis mencakup antara lain ukuran (panjang, ketebalan, diameter, dan lain-lain), material (PVC, Galvanized, beton cor, stainless, asbes, kuningan, tembaga, besi, dan lain-lain), fungsi, sifat atau karakteristik (permukaan licin, kekuatan/tekanan kerja, mudah dibentuk, tahan karat, fleksibilitas dan lain-lain).
Pipa harus berstandar SNI, penggunaan standar yang bukan SNI (SNM, JIS, ASTM) dapat digunakan apabila :
- Standar SNI tidak ada, sulit diperoleh (dengan dibuatkan jastifikasi teknis).
- Syarat kekuatan pipa (tekanan kerja pipa) tidak kurang sebagaimana yang dipersyaratkan dalam Spesifikasi Teknis.
Kompatibel seluruh sistimnya; terkait dengan diameter pipa, panjang pipa dan aksesorisnya.
Spesifikasi teknis adalah suatu uraian atau ketentuan-ketentuan yang disusun secara lengkap, tertulis (yang mencakup rincian teknis atau karakteristik yang dimliki oleh sebuah barang/material/jasa dan rincian persyaratan administrasi teknis yang terintegrasi) dengan jelas mengenai suatu barang/alat, jasa atau hasil akhir pekerjaan yang dapat dibeli/diadakan, dibangun atau dikembangkan oleh pihak lain sehingga dapat memenuhi keinginan semua pihak yang terkait.
Spesifikasi teknis yang tertulis dalam Dokumen Pengadaan /Undangan adalah minimum yang dipersyaratkan, jika penawar (penyedia barang/jasa) menyampaikan penawaran dengan Spesifikasi teknis lebih tinggi – bisa diterima (tetapi dengan harga termurah/kompetitif).
Kesalahan yang seringkali terjadi dalam penulisan spesifikasi teknis, yaitu: Persyaratan Teknis disusun, akan tetapi tidak dilengkapi dengan persyaratan Administrasi Teknis (antara lain: Garansi, Jaminan Kualitas, keperluan pelatihan, permintaan Manual Operasional, sample material, dll). Antara persyaratan teknis dan administrasi teknis merupakan satu kesaruan yang tidak terpisahkan (terintegrasi).
Prinsip-prinsip pengadaan adalah sebagai berikut:
Terbuka, dapat dipertanggung jawabkan, adil, efisien, dan memenuhi kualifikasi. Penjelasan lebih detail silahkan lihat pada Juknis Pengadaan Barang dan jasa Tingkat Masyarakat, edisi 2018 – Sub. Bab. 1.4 Prinsip Dasar Pengadaan.
Efisien bukan berarti semata – mata mendapatkan harga terendah, tetapi dengan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu yang sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggung jawabkan.
Untuk mencapai efisien, dilakukan perbandingan harga untuk mendapatkan harga yang terbaik. Menjamin pelaksanaan pekerjaan yang efisien, sehingga dana yang ada dapat digunakan secara optimal.
Pengadaan barang dan jasa dalam program Pamsimas ini dilakukan dalam rangka penunjang pelaksanaan kegiatan; pembangunan sarana air minum dan sanitasi, promosi kesehatan, bahan/alat sosialisasi dan pelatihan di masyarakat sedemikian sehingga diperoleh barang/material/jasa dengan kualitas yang tepat, harga yang termurah dan tepat waktu dengan tidak menyalahi ketentuan/peraturan/perundang-undangan yang berlaku (Loan/grant Agreement, Guidelines Bank, Pedoman Umum, Petunjuk Teknis).